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抚州南丰企业信用等级证书办理

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发表于 2018-12-15 19:37:08 | 显示全部楼层 |阅读模式
抚州南丰 企业信用 信用等级
服务电话:4006466645

四、文件管理程序(示例)
1目的
为了使公司管理体系文件处于受控状态,形式上正规统一、使用上严格有序,并保证管理 体系运行的各个场所都使用有效版本。
2范围
适用于公司所有文件的编写、评审、批准、发放、更改、收回、处置等活动的控制。
3职责
3.1总经理负责对管理手册的批准发布。
3.2管理者代表负责管理手册的审核。
3.3企管部负责内部通用文件、法律法规和外来文件的管理。
3.4技术科负责工艺、质量计划的管理。
3.5各部门负责本部门的作业文件的编写。
3.6各部门负责本部门的文件的管理。
4工作程序
4.1文件的结构和分类
为了使iso9001文件一体化,除非无相关内容的活动(如质量检验和环境监测的文 件)可单独编写,不能明确分开的内容在同一文件中描述,文件结构见手册第4.2.1条款“管理 体系文件”中的管理体系文件结构分类图。
4.2文件的编写
4.2.1企管部负责编写管理手册。
4.2.2工作所涉及的各职能部门公司熟悉这项工作、有一定编写能力的人员编写各自的 作业文件。
4.2.3文件涉及的记录表格作为相应文件的一部分和文件一起编写附在文件之后并进
行管理。
4.2.4样品设计工艺、质量计划、工艺配方等由技术科负责公司编写,其他时效文件由各 相关部门编写。
4.2.5文件编写应符合管理体系要求标准及国家法律、法规要求和公司的实际情况,具 有可操作性。通用性要求应尽量写人通用文件中,以简化时效文件,提高工作效率。
4.3文件编号规则 4.3.1手册编号规则:
YC/SC —X X X X A
        版本号(4位数年份,加1位英文大写字母)
        文件类别代号
        公司代号(拼音缩写)
4.3.2作业文件编号规则:
YC/ XX XX —X X X X A
版本号(4位数年份,加1位英文大写字母) 顺序号(2位数字)
文件类型代号(GL-管理规定;JY-检验规程; CZ -操作规程;JZ -校准规程;) 公司代号(拼音缩写)
4.3.3记录表格编号规则: YC/ X X X X — X X
顺序号(两位数字)
记录表格类别
(手册:章节号+顺序号;
作业文件:文件类别代号+顺序号; 无文件引用:部门编码+顺序号;) 公司代号(拼音缩写)
4.3.4时效文件编号规则
时效性文件按各自规定编号或不编号,以便于管理、查找、保存。
4.3.5外来文件编号规则
原文件有编号的,可按原编号,如:国家标准;原文件无编号的,可自行编号或不编号,如: 法规。
4.4文件的审批
4.4.1管理手册由管理者代表审核,总经理批准。
4.4.2作业文件由企管部审核,管理者代表批准。
4.4.3时效文件按各自规定和分工职责进行审批。
4.4.4各职能部门对通用文件会签后应填写《文件会签、审批表》。
4.5文件的归档、发放、标识、登记、保管
4.5.1文件经审批后,原版文件同文件审批手续交文件管理员归档,并分类填写《文件归 档登记表》,作为文件的总目录以便查阅。
4.5.2文件经审批后,在发放前由企管部按“文件编号规则”进行统一编号备案。
4.5.3文件发放部门要按照文件的使用范围发放文件,并建立发放记录,领用人应在《文 件发放登记表》上签字。企管部发放通用文件,时效文件由各负责部门发放。
4.5.4发放的通用文件应在文件指定位置或文件首页的右上角填写分发号、加盖“受控” 章。特定文件按照各自的规定进行受控标识,文件没有规定可不标识,只履行编制、审批、发放
手续。
4.5.5文件使用部门将领用的通用文件填写《受控文件清单》,指定持有人保管,保管方 式应有利于本部门其他人查阅。
4.5.6文件以电子媒体形式下发的,发放部门设置为只读形式,加密码,文件使用部门只 能在微机上阅读,不得以任何方式修改或复制。如需书面化文件,必须向发放部门申请。
4.6文件的更改
4.6.1任何文件不适应工作或文件变化使工作更有效时,文件使用部门或文件编写部门 应填写《信息单》或口头说明更改原因,通知文件发放部门。
4.6.2文件发放部门填写《文件更改通知单》由原审批人进行审核、批准,当原审批人不 在职时可由接替其岗位的人员审批,但应得到原审批的背景材料,文件更改人收到《文件更改 通知单》后,按其要求更改,填写《文件更改记录》,并将《文件更改记录》附在更改文件之后,以 便查对。
4.6.3文件更改方式包括划改(用双横线把需更改的内容划掉,在其上方空白处填写正 确内容)、换页、换版三种,更改后,更改人填写《文件更改记录单》,同时收回换页、换版的文件, 加盖“作废”标识或采取其他防止误用的措施。
4.6.4更改次数为每个文件下发《文件更改通知单》的次数,在《文件更改记录》上填写, 换版更改不填写《文件更改通知单》,而直接根据有关决定换版,并履行审批手续。
4.7文件的更新及评审
4.7.1因管理体系发生变化或其他情况引起体系文件发生大范围变动时,应对体系文件 进行评审。
4.7.2每次内审前和内审中,审核员对文件进行评审,文审可开具不合格报告,文审结论 在内审报告中描述。
4.8文件的收回、处置
4.8.1作废文件或失效文件由原发放部门及时收回,加盖“作废”标识或采取其他防止误 用的措施。
4.8.2作废或失效的文件由发放部门按原发放渠道收回,并在《文件发放登记表》、《受控 文件清单》中注明收回日期。
4.9文件的补发、借阅
4.9.1文件丢失或损坏,原持有部门或个人应填写《文件补发申请单》,原文件批准人审 批后,交文件发放部门办理补发手续。
4,9.2需临时借阅文件的人员,填写《借阅登记表》,经文件发放部门负责人批准后方可 借阅文件,原版文件一律不外借。
4.10文件的形式
文件可采用书面、实物、照片、电子媒体等任何形式。
4.11电子媒体文件的管理
4.11.1经审批的文件可拷贝到电子媒体中进行归档管理。
4.11.2拷贝人软盘的文件,要在软盘的外标记栏记录所拷入文件的名称、版号,并将软盘 编目归档。
4.11.3文件更改时,并在文件中的《文件更改记录》中作好记录。
4.11.4电子媒体中存放的文件作废时,可直接删除,并将软盘标记栏中的名称划掉,在
《受控文件清单》注明。
4.11.5发放到现场的电子媒体文件,除按以上管理外,应由文件发放部门设置更改密码, 其他人无权更改。
4.12法律、法规及外来文件管理 4.12.1法律、法规和其他要求的分类:
        法律:全国人大及其常务委员会颁布的法律。
        法规:国务院颁布的行政法规和地方人大颁布的地方法规。
        部门规章及地方规章:国务院各部、委、局以及地方人民政府颁布的规章制度。
        标准:国务院行政主管部门或省、自治区、直辖市人民政府颁布的各种标准(如国家标 准、行业标准、地方标准以及公司标准等)。
        国际公约:我国签署并参加的相关国际公约。
0其他要求:国家、省、市等各级政府下发的规范性文件、地方要求、相关的行业要求,非法 规性文件和通知等。
4.12.2企管部负责法律、法规及外来标准的收集,每半年一次到主管部门,每月一次在网 上进行查询,识别确认适用的部门及条款,并及时填写管理手册附录E《法律法规和其他要求 清单》,并记录查询情况,并按通用文件发放规定下发各有关部门。
4.12.3使用部门应主动提供外来文件有效版本的信息。顾客提供的文件由业务部收集, 并传递到管理部,企管部确认。
4.12.4外来文件发放、标识执行通用文件规定。外来文件应在目录和文件首页做“受控” 标识。


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